الحلقة4 اكسس

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

إذا كانت البيانات مُخزنة حالياً في برنامج آخر، مثل Office Excel 2007، يمكنك نسخ هذه البيانات ولصقها في جدول Access. وبشكل عام، يفضل أن تنفصل البيانات فعلياً في أعمدة، مثلما تكون في ورقة عمل Excel. إذا كانت البيانات موجودة في برنامج معالجة الكلمات, من الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام أحرف جدولة, أو تحويل البيانات إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات قبل نسخها. إذا كانت البيانات في حاجة لأي تحرير أو معالجة (مثل فصل الأسماء الكاملة إلى اسم أول واسم العائلة), قد تحتاج لعمل ذلك قبل نسخ البيانات ولصقها إلى جدول Access, خاصةً إذا كنت غير متمرس على العمل مع Access.
عند لصق بيانات إلى جدول فارغ, يُعين Access نوع بيانات كل حقل وفقاً لنوع البيانات الموجود. على سبيل المثال, إذا لم يتضمن الحقل الذي تم لصقه إلا تواريخ, يطبق Access نوع البيانات تاريخ/وقت على هذا الحقل. إذا تضمن الحقل كلمتي "نعم" و"لا" فقط, يطبق Access نوع البيانات "نعم/لا" على هذا الحقل.
يقوم Access بتسمية الحقول استنادًا إلى ما يجده في الصف الأول من البيانات التي تم لصقها. إذا كان الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مماثلاً في النوع للصفوف التالية، يعتبر Access أن الصف الأول هو جزء من البيانات ويعيّن أسماء الحقول العامة (F1، F2، وهكذا). إذا لم يكن الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مماثلاً للصفوف التالية، يعتبر Access أن الصف الأول يحتوي على أسماء الحقول. يقوم Access بتسمية الحقول استنادًا إلى ذلك، ولا يقوم بتضمين الصف الأول في البيانات.
إذا عيّن Access أسماء الحقول العامة، يجب أن تعيد تسمية الحقول بسرعة لتجنب تداخل البيانات. استخدم الإجراء التالي:
<ol>احفظ الجدول.<ul>
انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق حفظ.
</ul> في طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقراً مزدوجاً فوق عنوان كل عمود, ثم اكتب اسما صحيحا لكل عمود. قد يبدو ذلك كما لو كنت تكتب فوق البيانات, إلا أن صف عنوان العمود يتضمن أسماء الحقول دون البيانات.
احفظ الجدول مرة أخرى.
</ol> ملاحظة يمكنك أيضاً إعادة تسمية الحقول عن طريق التبديل إلى طريقة عرض "التصميم" وتحرير أسماء الحقول الموجودة. للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل" ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم. للرجوع إلى طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول في "جزء التنقل".


استيراد بيانات من مصدر آخر أو إلحاقها أو الارتباط بها

قد يكون لديك بيانات مُخزنة في برنامج آخر، وترغب في استيرادها إلى جدول جديد أو إلحاقها بجدول موجود في Access؛ أو قد تعمل مع أشخاص يحفظون بياناتهم في برامج أخرى، وترغب في العمل معها في برنامج Access عن طريق الارتباط بها. في أي من الحالتين، يسهل Access العمل مع البيانات من مصادر أخرى. تتمكن من استيراد بيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات Access أخرى أو من قائمة Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 أو من مصادر أخرى متعددة. تختلف العملية التي يتم استخدامها اختلافا بسيطاً وفقاً للمصدر، ستساعدك هذه الارشادات على بدء العمل:
<ol>في Access، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد، انقر فوق الأمر الخاص بنوع الملف الذي تقوم باستيراده.


على سبيل المثال, إذا كنت تستورد بيانات من ورقة عمل Excel, انقر فوق Excel. إذا لم تشاهد نوع البرنامج الذي تريده، انقر فوق أكثر.
ملاحظة إذا لم تتمكن من العثور على نوع التنسيق الصحيح في المجموعة استيراد، فقد تحتاج إلى بدء البرنامج الأصلى الذي تم إنشاء البيانات فيه, ثم استخدام هذا البرنامج لحفظ البيانات في تنسيق ملف شائع (مثل ملف نصى محدد (ملف نصي محدد: ملف يحتوي على بيانات حيث تكون قيم الحقول المفردة مفصولة بواسطة حرف، مثل الفاصلة أو علامة الجدولة.)) قبل أن يمكنك استيراد البيانات إلى Access.
في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية, انقر فوق استعراض للعثور على ملف مصدر البيانات أو كتابة المسار الكامل لملف مصدر البيانات في المربع اسم الملف.
انقر فوق الخيار المطلوب (تسمح كافة البرامج بالاستيراد وبعضها يسمح بالإلحاق أو الارتباط بالبيانات) أسفل تحديد كيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية وأين تريد ذلك يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها أو (مع بعض البرامج) يمكنك إلحاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط يحتفظ بالارتباط مع البيانات في برنامج المصدر.
عند بدء تشغيل المعالج، اتبع الإرشادات الموجودة في الصفحات التالية القليلة منه. وانقر فوق إنهاء في الصفحة الأخيرة من المعالج.إذا تم استيراد كائنات أو جداول مرتبطة من قاعدة بيانات Access، يظهر إما مربع الحوار استيراد كائنات أو ربط جداول. اختر العناصر المطلوبة ثم انقر فوق موافق.
تعتمد هذه العملية على اختيار استيراد البيانات أو إلحاقها أو الارتباط بها.
يستفسر Access عن رغبتك في حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي تمت الآن. إذا كنت تعتقد في إمكانية تنفيذ نفس هذه العملية في المستقبل, انقر فوق حفظ خطوات الاستيراد, ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة في وقتٍ لاحق بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة في المجموعة استيرادبيانات خارجية. في حالة عدم الرغبة في حفظ التفاصيل، انقر فوق إغلاق. ضمن علامة التبويب
</ol>عند اختيار استيراد جدول، يستورد Access البيانات إلى جدول جديد ثم يعرض الجدول أسفل مجموعة الجداول في "جزء التنقل". عند اختيار إلحاق البيانات بجدول موجود، تتم إضافة البيانات إلى هذا الجدول. عند اختيار الارتباط بالبيانات، ينشئ Access جدولاً مرتبطاً أسفل مجموعة الجداول في "جزء التنقل".
لمزيد من المعلومات المحددة حول كيفية استيراد أنواع متعددة من البيانات إلى Access، راجع الارتباطات في المقطع انظر أيضاً .


فتح قاعدة بيانات Access موجودة

<ol>انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق فتح.
من مربع الحوار فتح، قم باستعراض قاعدة البيانات التي تريد فتحها.
قم بأحد الإجراءات التالية:<ul>
انقر نقرًا مزدوجًا فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خيارات Access أو الوضع المعيّن من قبل النهج الإداري.
انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات في وضع الوصول المشترك في بيئة متعددة الخوادم بحيث يمكن لك وللمستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة إليها.
انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول للقراءة فقط بحيث يمكنك عرضها فقط دون تحريرها. يمكن للآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.
انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح بشكل خاص لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول خاص. عندما يكون لديك قاعدة بيانات مفتوحة في وضع وصول خاص، فإن أي شخص يحاول فتح قاعدة البيانات يتلقى الرسالة التالية "الملف قيد الاستخدام بالفعل".
انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول للقراءة فقط. سيتمكن المستخدمون الآخرون من فتح قاعدة البيانات، ولكن في وضع القراءة فقط.
</ul> </ol>إذا لم تتمكن من العثور على قاعدة البيانات التى تريد فتحها
<ol>انقر في مربع الحوار فتح فوق جهاز الكمبيوتر أو انقر فوق جهاز الكمبيوتر في القائمة المنسدلة البحث في.
في قائمة محركات الأقراص, انقر بزر الماوس الأيمن فوق محرك الأقراص الذي تعتقد أنه يحتوي على قاعدة البيانات المطلوبة, ثم انقر فوق بحث.
اكتب معايير البحث في مربع الحوار نتائج البحث ثم انقر فوق بحث للبحث عن قاعدة البيانات.
إذا تم العثور على قاعدة البيانات، انقر نقراً مزدوجاً فوقها لفتحها.
يجب النقر فوق إلغاء الأمر في مربع الحوار فتح لفتح قاعدة البيانات. ثم قم بغلق مربع الحوار نتائج البحث.
</ol> ملاحظة يمكنك فتح ملف بيانات مباشرةً في تنسيق ملف خارجي مثل dBASE أو Paradox أو Microsoft Exchange أو Excel. ويمكنك أيضاً فتح أى مصدر بياناتODBC (مصدر بيانات ODBC: البيانات والمعلومات الضرورية للوصول إلى هذه البيانات من البرامج وقواعد البيانات التي تعتمد بروتوكول اتصال قواعد البيانات المفتوح ODBC.), مثل Microsoft SQL Server أو Microsoft FoxPro مباشرةً. ينشئ Access تلقائياً قاعدة بيانات Access جديدة في نفس مجلد كملف البيانات, وإضافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية.
تلميحات

<ul> لفتح إحدى قواعد البيانات التي تم فتحها مؤخرًا، انقر فوق اسم الملف لقاعدة البيانات في القائمة فتح قاعدة البيانات الحالية في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access. يفتح Access قاعدة البيانات بنفس إعدادات الخيارات المعيّنة إليها منذ آخر مرة تم فتحها. إذا لم يتم عرض قائمة الملفات المستخدمة مؤخراً, انقر فوق زر Microsoft Office ثم انقر فوق خيارات Access. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق إعدادات متقدمة. أسفل عرض، وأدخل عدد المستندات التي تريد عرضها في في قائمة "المستندات الأخيرة"، بحد أقصى تسعة مستندات.
إذا كنت تفتح قاعدة بيانات بالنقر فوق زر Microsoft Office واستخدام الأمر فتح، يمكنك عرض قائمة بالاختصارات لقواعد البيانات التي قمت بفتحها مسبقًا بالنقر فوق المستندات الأخيرة في مربع الحوار فتح.
</ul> لمعرفة المزيد حول فتح قاعدة بيانات Access موجودة، راجع الارتباطات في المقطع انظر أيضاً من هذا المقال.


إنشاء قالب مخصص فارغ

عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يفتح Access جدولاً جديداً يمكنك إدخال البيانات فيه، ولكنه لا ينشئ كائنات أخرى في قاعدة البيانات. إذا أردت توفير كائنات أخرى مثل النماذج أو التقارير أو وحدات الماكرو أو الجداول الإضافية في كافة قواعد البيانات الجديدة التي قمت بإنشائها، يمكنك إنشاء قالب مخصص فارغ يحتوي على هذه الكائنات. ثم في المرة القادمة التي تقوم فيها بإنشاء قاعدة بيانات جديدة، فإنها ستتضمن هذه الكائنات بالفعل في القالب. بالإضافة إلى هذه الكائنات، يمكن للقالب أن يتضمن جداول تم تعبئتها بالبيانات، وكذلك أي إعدادات تكوين خاصة أو خصائص قاعدة بيانات أو مراجع أو تعليمة برمجية تريد أن تكون موجودة في كافة قواعد البيانات الجديدة.
على سبيل المثال، افترض أن لديك مجموعة من وحدات الماكرو التي تريد استخدامها في كافة المشاريع. إذا تم إنشاء قالب فارغ يحتوي على وحدات الماكرو هذه، سيضعها Access في أي قاعدة بيانات جديدة يتم إنشاؤها.
يمكنك إنشاء قوالب فارغة بتنسيق ملف Office Access 2007، مثل تنسيق ملف Access 2002-2003 أو تنسيق ملف Access 2000. يجب أن يسمى القالب "فارغ.accdb" عند استخدام تنسيق ملف Office Access 2007، ويسمى "فارغ.mdb" عند استخدام تنسيق ملفات إصدارات سابقة.
<ul>إذا تم تعيين تنسيق الملف الافتراضي إلى Access 2000 أو Access 2002 - 2003، يستخدم Access القالب "فارغ.mdb" كتنسيق لملف القالب الفارغ. يتم إنشاء قاعدة البيانات الجديدة بنفس تنسيق الملف باسم "فارغ.mdb". على سبيل المثال، حتى إذا كان تنسيق الملف الافتراضي هوAccess 2000 وإذا كان اسم القالب هو "فارغ.mdb" بتنسيق ملف Access 2002-2003، سيتم إنشاء أي قاعدة بيانات جديدة بتنسيق Access 2002-2003.
إذا تم تعيين تنسيق الملف إلى Access 2007، يستخدم Access القالب "فارغ.accdb" كاسم ملف قالب فارغ.
</ul> كيف أغير تنسيق الملف الافتراضي
<ol>انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق خيارات Access.
في مربع الحوار خيارات Access انقر فوق شائع.
أسفل إنشاء قواعد بيانات، حدد التنسيق الذي تريده من القائمة المنسدلة تنسيق الملف الافتراضي.
</ol>لإنشاء قالب فارغ، قم بواحدة مما يلي:
<ul>قم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة (يمكنك تسميتها "فارغ" أو إعطاؤها اسمًا مؤقتًا)، ثم قم باستيراد أو إنشاء الكائنات التي تريد تضمينها في القالب.
قم بعمل نسخة لقاعدة البيانات الموجودة التي تتضمن الكائنات المطلوبة مسبقاً ثم قم بحذف أي من الكائنات غير المرغوب فيها.
</ul> بعد تضمين الكائنات المطلوبة في القالب، يجب حفظه في موقع معين.
<ol>انقر فوق زر Microsoft Office، ثم أشر إلى حفظ باسم.
أسفل حفظ قاعدة البيانات بتنسيق آخر، انقر فوق تنسيق الملف الذي تريده للقالب.
في مربع الحوار حفظ باسم، استعرض أحد مجلدي القالب:<ul>
مجلد قوالب النظام على سبيل المثال، C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1033Access
مجلد قوالب المستخدم على سبيل المثال:<ul>
في Microsoft Windows Vista‏ c:Usersاسم المستخدمDocuments
في Microsoft Windows Server 2003 أو Microsoft Windows XP‏ C:Documents and Settingsاسم المستخدمApplication DataMicrosoftTemplates
</ul> </ul> ملاحظة يتخطى قالب فارغ في مجلد قالب "النظام" القوالب الفارغة في أي من مجلدات قوالب المستخدم.
في مربع اسم الملف، اكتب فارغ.accdb (أو فارغ.mdb، إذا كنت تنشئ قالبا في إصدار أقدم) ثم انقر فوق حفظ.
</ol>الآن بعد أن أصبح القالب الجديد في مكانه، عند إنشاء قاعدة بيانات فارغة، يتم افتراضياً تضمين الكائنات الموجودة في القالب في أي قاعدة بيانات جديدة يتم إنشاؤها. يفتح Access جدولاً جديداً في طريقة عرض "ورقة البيانات" تماماً كما يفعل عندما تنشئ قاعدة بيانات جديدة فارغة بدون استخدام قالب.
للتوقف عن استخدام القلب الفارغ، قم بحذف الملف المسمى "فارغ.accdb" أو إعادة تسميته (أو الملف "فارغ.mdb" للإصدارات السابقة من Access).