الحلقة3 لتعليم برنامج الاكسس

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

إذا لم ترغب في استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وكائنات قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في كثير من الحالات، يشتمل ذلك على أحد الإجرائين التاليين أو كلاهما:
<ul>إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، ثم تكرار العملية مع الجداول الجديدة التي تنشئها باستخدام الأمر جدول ضمن علامة التبويب إنشاء.
استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.
</ul> لمعرفة المزيد حول كيفية تخطيط قاعدة بيانات وتصميمها, أو حول كيفية إنشاء علاقات أو نماذج أو تقارير أو استعلامات, راجع الارتباطات الموجودة في المقطع انظر أيضاً من هذا المقال.
إنشاء قاعدة بيانات فارغة

<ol>في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access, أسفل قاعدة بيانات جديدة فارغة, انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.

في الجزء قاعدة بيانات فارغة، اكتب اسم الملف في المربع اسم الملف . إذا لم توفر ملحق اسم الملف، يضيفه Access. لتغيير الموقع الافتراضي للملف، انقر فوق الاستعراض بحثاً عن الموقع المراد وضع قاعدة البيانات فيه (بجانب المربع اسم الملف) واستعرض إلى الموقع الجديد ثم انقر فوق موافق.
انقر فوق إنشاء. ينشئ Access قاعدة بيانات تحتوي على جدول فارغ يسمى "جدول 1" ثم يفتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات". يوضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى الموجودة في العمود إضافة حقل جديد.
ابدأ الكتابة لإضافة بيانات، أو يمكنك لصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول Access.
</ol>لقد تم تصميم طريقة إدخال المعلومات في طريقة عرض "ورقة البيانات" ليماثل بدرجة كبيرة إدخال البيانات في ورقة عمل Microsoft Office Excel 2007. كما تم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات — يتم تعريف حقل جديد كلما تم إضافة عمود جديد إلى الجدول. يُعين Access نوع بيانات كل حقل تلقائياً، استناداً إلى البيانات التي تم إدخالها.
في حالة عدم الرغبة في إدخال معلومات في "جدول1" في هذا الوقت، انقر فوق إغلاق نعم لحفظ التغييرات، انقر فوق لا لتجاهلها، أو انقر فوق إلغاء الأمر ليبقى الجدول مفتوحاً. . يطالبك Access بحفظ التغييرات التي أدخلت على الجدول. انقر فوق
هام إذا قمت بغلق "جدول1" بدون حفظه مرة واحدة على الأقل، يحذف Access الجدول بأكمله حتى إذا تم إدخال البيانات فيه.
إضافة جدول

يمكنك إضافة جداول جديدة لقاعدة بيانات موجودة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة جداول ضمن علامة التبويب إنشاء.

إنشاء جدول ابتداء من طريقة عرض "ورقة البيانات" في طريقة عرض "ورقة البيانات", يمكنك إدخال بيانات مباشرةً والسماح لـ Access بإنشاء بنية الجدول في الخلفية. يتم تعيين أسماء الحقول رقمياً (حقل1, حقل2, وهكذا), ويُعين Access تلقائياً نوع بيانات كل حقل استناداً إلى نوع البيانات التي تدخلها.
<ol>في علامة التبويب إدراج، في المجموعة تقارير (قراءة البيانات وطباعتها)، انقر فوق تصميم التقرير. ينشئ Access الجدول ويحدد الخلية الفارغة الأولى في العمود إضافة حقل جديد.
ملاحظة إذا لم يظهر العمود إضافة حقل جديد، فربما تكون في طريقة عرض "التصميم" بدلاً من طريقة عرض "ورقة البيانات". للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول في "جزء التنقل". يطالبك Access بحفظ الجدول الجديد ثم التبديل بعد ذلك إلى طريقة عرض "ورقة البيانات".
في علامة التبويب إدراج، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق حقل جديد. يعرض Access جزء قوالب الحقول الذي يتضمن قائمة بأنواع الحقول شائعة الاستخدام. إذا قمت بالنقر المزدوج فوق أحد هذه الحقول أو سحبه إلى ورقة البيانات، يضيف Access حقلاً بهذا الاسم ويُعين خصائصه إلى قيم مناسبة لنوع هذا الحقل. يمكنك تغيير الخصائص فيما بعد، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، يجب أن يكون ذلك إلى المساحة التي تحتوي على بيانات في ورقة البيانات. يظهر شريط إدراج عمودي لإظهار المكان الذي سيوضع فيه الحقل.
لإضافة بيانات، ابدأ بالكتابة في أول خلية فارغة أو قم بلصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من جدول آخر إلى جدول Access.
لإعادة تسمية عمود (حقل), انقر نقراً مزدوجاً فوق عنوان العمود, ثم اكتب الاسم الجديد.يفضل تعيين اسم ذو معنى لكل حقل, حتى تتمكن من معرفة محتوياته عند ظهوره في جزء قائمة الحقول.
لنقل عمود، انقر فوق عنوانه لتحديده ثم اسحب العمود إلى المكان المرغوب.يمكنك أيضاً تحديد عدة أعمدة متقاربة ثم سحبها إلى في آن واحد موقع جديد. لتحديد عدة أعمدة متقاربة، انقر فوق رأس العمود الأول ثم انقر فوق رأس العمود الأخير مع الاستمرار في الضغط على المفتاح SHIFT أثناء التحديد.
</ol>إنشاء جدول ابتداء من طريقة عرض "التصميم" في طريقة عرض"التصميم", ستقوم أولاً بإنشاء بنية جديدة للجدول. بعد ذلك إما أن تنتقل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" لإدخال البيانات أو لتدخل البيانات باستخدام طريقة أخرى، مثل اللصق أو الاستيراد.
<ol>في علامة التبويب إدراج، في المجموعة تقارير (قراءة البيانات وطباعتها)، انقر فوق معالج التقارير.
قم بكتابة اسم لكل حقل موجود في الجدول في العمود اسم الحقل ثم حدد نوع البيانات من قائمة نوع البيانات.
ملاحظة إذا لم تشاهد العمودين اسم الحقل ونوع البيانات، فربما تكون في طريقة عرض "ورقة البيانات" بدلاً من طريقة عرض "التصميم". للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل"، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم . يطالبك Access باسم الجدول الجديد، ثم التبديل بعد ذلك إلى طريقة عرض "التصميم".
يمكنك، إذا أردت، إدخال وصف لكل حقل في عمود الوصف. عندئذ، يظهر الوصف الذي تقوم بإدخاله على شريط المعلومات عندما يكون المؤشر داخل هذا الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات". كما يُستخدم هذا الوصف أيضاً كنص شريط المعلومات لأي عناصر تحكم في نموذج أو تقرير قمت بإنشائها عن طريق سحب الحقل من جزء قائمة الحقول وكذلك لعناصر التحكم التي تم إنشاؤها للحقل بواسطة "معالج النماذج" أو "معالج التقارير".
بعد إضافة كافة الحقول, احفظ الجدول:<ul>
انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق حفظ.
</ul> يمكنك بدء إدخال البيانات في أي وقت بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" والنقر فوق أول خلية فارغة. يمكنك أيضاً لصق بيانات من مصدر آخر كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول.
</ol>إنشاء جدول باستخدام قالب يوفر Access قوالب لأنواع الجداول شائعة الاستخدام. من خلال النقر المفرد، يمكنك إنشاء بنية جدول كاملة ذات حقول مكونة بالفعل وجاهزة للاستخدام. إذا اقتضت الحاجة، يمكنك إضافة حقول أو إزالتها بحيث يتطابق الجدول مع احتياجاتك.
<ol>في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوالب الجدول ثم حدد واحدًا من القوالب المتوفرة من القائمة.
لإضافة بيانات، ابدأ بالكتابة في أول خلية فارغة أو قم بلصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من جدول آخر إلى جدول Access.
<ul>لحذف عمود انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق حذف عمود .
لإضافة عمود جديد في علامة التبويب إدراج، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق حقل جديد.
يعرض Access جزء قوالب الحقول الذي يتضمن قائمة بأنواع الحقول شائعة الاستخدام. إذا قمت بالنقر المزدوج فوق أحد هذه الحقول أو سحبه إلى ورقة البيانات، يضيف Access حقلاً بهذا الاسم ويُعين خصائصه إلى قيم مناسبة لنوع هذا الحقل. يمكنك تغيير الخصائص فيما بعد، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، يجب أن يكون ذلك إلى المساحة التي تحتوي على بيانات في ورقة البيانات. يظهر شريط إدراج عمودي لإظهار المكان الذي سيوضع فيه الحقل.
</ul>احفظ الجدول:<ul>
انقر فوق زر Microsoft Office، ثم انقر فوق حفظ.
</ul> </ol>تعيين خصائص الحقل في طريقة عرض "التصميم" بغض النظر عن كيفية إنشاء الجدول، من الأفضل اختبار خصائص الحقل وتعيينها. يمكنك القيام بذلك فقط في طريقة عرض "التصميم". للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل", ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم. لمراجعة خصائص الحقل، انقر فوق الحقل في شبكة التصميم. يتم عرض الخصائص أسفل شبكة التصميم، أسفل خصائص الحقل.
للتعرف على وصف خصائص كل حقل، انقر فوق الخصائص وقم بقراءة الوصف الموجود في المربع الموجود بجانب قائمة الخصائص أسفل خصائص الحقل. يبين الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم تعديلها بشكلٍ عام. يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً بالضغط على F1.
يصف الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم تعديلها بشكلٍ عام.
الخاصية الوصف حجم الحقل بالنسبة للحقول النصية، تُعين هذه الخاصية الحد الأقصى لعدد الحروف التي يمكن تخزينها في الحقل. الحد الأقصى هو 255 حرفاً. بالنسبة للحقول الرقمية، تُعين هذه الخاصية نوع الأرقام التي سيتم تخزينها (عدد صحيح طويل ومزدوج وهكذا). للحصول على تخزين أكثر فاعلية للبيانات، من المستحسن تخصيص أقل مساحة ممكنة تعتقد أنك ستحتاجها للبيانات. يمكنك تعديل القيمة لأعلى فيما بعد مع تغير احتياجاتك. التنسيق تُعين هذه الخاصية كيفية عرض البيانات. لا تؤثر على هذه الخاصية على البيانات الفعلية ما دامت مُخزنة في الحقل. يمكنك تحديد تنسيق مُعرف مسبقاً أو إدخال تنسيق مخصص. قناع الإدخال استخدم هذه الخاصية لتعيين نمط لكافة البيانات التي سيتم إدخالها في هذا الحقل. مما يساعد على التأكد من صحة كافة البيانات، والتأكد من احتوائها على عدد الحروف المطلوب. للحصول على تعليمات حول إنشاء قناع إدخال، انقر فوق إلى يسار مربع الخاصية.
القيمة الافتراضية يتم استخدام هذه الخاصية لتعيين القيمة الافتراضية التي ستظهر في هذا الحقل كلما أضيف سجل جديد. على سبيل المثال، إذا أردت في حقل تاريخ/وقت تسجيل التاريخ الذي تمت إضافته، يمكنك إدخال "تاريخ()" (بدون علامات ترقيم) على أنه القيمة الافتراضية. مطلوب تُعين هذه الخاصية ما إذا كانت هذه القيمة مطلوبة في هذا الحقل. إذا تم تعيين هذه الخاصية إلى نعم، لن يسمح Access بإضافة سجل جديد ما لم يتم إدخال قيمة لهذا الحقل.